Как организовать дистанционный прием и проверку документов сотрудников при приеме на работу?

Востребованность дистанционного формата работы набирает обороты

Выполнять обязанности сотрудник может не только на рабочем месте, но и за сотни километров от работодателя. Содержание Трудового Кодекса тоже меняется. Так, он был дополнен главой 49.1, которая регулирует порядок дистанционного приема документов на работу. В соответствии с ТК РФ подобный формат трудоустройства ничем не отличается от традиционной процедуры. Рассмотрим, в каких случаях он может применяться и как правильно организовать все процессы.

В каких случаях может использоваться дистанционная подача документов на работу?

1. Такая возможность имеется для удаленных работников, которые осуществляют трудовые функции вне места расположения работодателя. Факт отсутствия прямого контроля начальства не отменяет необходимость подчинения специалиста внутренним регламентам. Связываться с удаленным сотрудником, ставить ему задачи и контролировать процесс работы можно с помощью телефона, электронной почты, мессенджеров и приложений.
2. Дистанционная подача документов на работу может стать вариантом трудоустройства заместителей государственных служащих. Поступление гражданина на государственную службу или замещение им другой должности осуществляется на основе конкурса. Порядок его проведения регулируется Конституцией Российской Федерации, конкретные методики могут устанавливаться локальными нормативными документами. Как правило, на первом этапе специальная комиссия оценивает профессиональный уровень претендента, его соответствие квалификационным требованиям, проверяет подлинность предоставленной информации. Перечень документов довольно объемный, а человеческий фактор и допущение ошибок не исключены. По этой причине трудоустройство затягивается. Дистанционный формат подачи документов на работу избавляет от подобных проблем и соискателя, и представителя нанимателя. Человеку не приходится бегать по инстанциям и терять время. В случае положительного решения комиссия приглашает претендента на второй этап конкурса, который предполагает личное присутствие, анкетирование, индивидуальное собеседование или групповую дискуссию, тестирование или написание реферата. Заключительный этап — подписание договора.

Как происходит дистанционный прием документов на работу?

Процедура дистанционного трудоустройства, как правило, состоит из нескольких этапов. В их числе:

1. устное соглашение об устройстве на работу;
2. сбор и предоставление кандидатом комплекта необходимых документов и справок;
3. формирование трудового договора на основании полученной документации;
4. создание электронной копии документа, заверение его электронной подписью руководителя, дальнейшее направление и подписание будущим сотрудником;
5. составление приказа о приеме на работу по форме Т-1;
6. передача сотруднику комплекта документов в электронном виде, в том числе локальные положения и акты организации, должностные инструкции и др.;
7. составление на сотрудника личной карточки по форме Т-2;
   iзапись в трудовой книжке (при необходимости).

В отдельных случаях процедура дистанционного приема документов на работу может включать дополнительные шаги. Однако работодатель обязан неуклонно соблюдать требования гл. 49.1 ТК РФ.

Какие документы обязан предоставить работник при трудоустройстве?

Пакет документов, который работодатель вправе запросить, регламентирован ст. 65 ТК РФ. Он включает:

• согласие на обработку персональных данных;
• личное заявление кандидата;
• паспорт гражданина;
• документы, подтверждающие наличие соответствующего специального образования;
• военный билет;
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• ИНН;
• копия свидетельства о заключении/расторжении брака;
• копия свидетельства о рождении ребенка (детей);
• справка о доходах;
• уведомление об участии в коммерческих организациях;
• справка об отсутствии судимости;
• заключение врача-нарколога и врача-психиатра.

В редких случаях при дистанционном приеме документов на работу работодатель может запросить рекомендательные письма.

Как происходит подписание трудового договора?

Практикуется два способа:

1. Кандидат отправляет необходимые документы в электронном виде. Работодатель проверяет их и в случае положительного решения – приглашает соискателя в офис на подписание бумажного трудового договора и ознакомление с локальными нормативными актами (правила техники безопасности, положение о персональных данных и другими).
2. Обмен документами и их подпись совершается исключительно в электронном виде при помощи систем ЭДО. В этом случае обе стороны должны обладать усиленной квалифицированной электронной подписью. Как и где ее получить, расскажем ниже в статье. При этом работодатель вправе запросить нотариально заверенные ксерокопии документов на бумажном носителе. Однако законодательство не прописывает срок, в который сотрудник обязан выполнить это требование.

Где и как получить электронную подпись?

Чтобы иметь возможность дистанционной подачи документов для приема на работу, необходимо получить сертификат электронной подписи. Его выдают удостоверяющие центры, которые ранее прошли аккредитацию Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. К подобным УЦ предъявляется ряд строгих требований. Например, они должны:

• быть доверенным центром ФНС, ПФР, Росстата;
• обладать лицензией ФСТЭК и Центра по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России;
• имеет представительства в разных регионах РФ.

Важным условием получения ЭЦП является достижение гражданином возраста 14 лет, наличие паспорта, СНИЛСа и ИНН установленного образца. На официальном сайте Единого портала электронной подписи гражданину необходимо заполнить заявку, оплатить предоставленную услугу и пройти процедуру идентификации личности. Существует возможность заказа выезда специалиста по адресу проживания. Получив сертификат, законный владелец может пользоваться электронной подписью в течение 15 месяцев. По истечении этого времени потребуется обновление сертификата.

Платформа «Вектор Плюс» поможет организовать дистанционный прием документов на работу быстро и просто!

Дистанционное трудоустройство является настоящим «спасением» в той ситуации, когда кандидат по определенным причинам не может лично встретиться с работодателем.

HR-специалисты часто сталкиваются с трудностями сбора и обработки сведений о соискателях на должность. Облегчить процесс дистанционного приема документов на работу способна автоматизация рутинных процессов с помощью платформы «Вектор Плюс».

Как осуществляется работа с платформой?

• Специалист HR-отдела компании связывается с кандидатом и отправляет ему на электронную почту приглашение на веб-портал, где необходимо заполнить специальную форму и поместить копии документов.
• Соискатель заходит на веб-портал (доступ открыт из любой точки страны по сети интернет), оставляет информацию о себе и родственниках, загружает отсканированные копии документов и согласие на обработку персональных данных.
• Специалисты службы безопасности изучают полученную информацию, отдел кадров формирует пакет документов на потенциального сотрудника организации.

Очевидно, что подобные меры позволяют ускорить работу отделов. На базе Вектор Плюс можно:

• формировать и видоизменять список документов для каждого претендента;
• просматривать бумаги в онлайн-режиме;
• задавать кандидату уточняющие вопросы;
• передавать документацию напрямую в Службу безопасности организации и др.

Кандидаты также оценят достоинства платформы. Например, буквально на каждом этапе подачи документов соискатель может воспользоваться полезными советами и подсказками. Система исключает возможность малейшей неточности данных или некорректной формулировки: вся информация проверяется автоматически и сигнализирует о возможной ошибке.

Находясь у себя дома, претендент на вакансию может заполнить поля и предоставить необходимые сведения. При этом беспокоиться о защите конфиденциальности не стоит: платформа «Вектор Плюс» полностью соответствует требованиям ФЗ-152.