Интеграция и внедрение ERP-системы

Для обеспечения бизнес-процессов и поддержания эффективной работы предприятию требуется современная IT-инфраструктура. Если речь идет о крупном бизнесе, то для его деятельности необходимо множество информационных систем. В этом случае перед руководством компании возникает вопрос об их объединении. Интеграция ERP упрощает процесс коммуникации между подразделениями, позволяет создать единую базу данных, которая доступна всем пользователям, сокращает затраты на обслуживание IT-инфраструктуры.

В рамках одного софта ведется налоговый и бухгалтерский учет, планируется бюджет, ведется управление трудовыми ресурсами и активами, взаимодействие с поставщиками, учитываются операции с клиентами. Фактически оптимизируется вся работа организации, и это положительно влияет на ее развитие, качество сервиса, повышает конкурентоспособность.

Универсального решения по интеграции не существует. Для каждого предприятия, с учетом его деятельности и масштабов работы, подбирается свой эффективный метод объединения информационных систем. Это может быть внедрение шины данных, которая объединит существующие компоненты в единое целое. Также используется метод доработки инструментов интеграции между системами или замещение одной из систем другой, более эффективной.

Из чего состоит ERP?

Данная аббревиатура имеет англоязычное происхождение и образована от выражения enterprise resource planning – «планирование ресурсов предприятия». ПО применяется для управления финансами и другими активами, договорами и поставками, производственными процессами, трудовыми кадрами, бухгалтерской и налоговой отчетностью. Грамотный подбор и внедрение ERP автоматизируют бизнес-процессы и тем самым автоматизируют работу компании, снижают негативное влияние человеческого фактора.

Прототипы современных ERP систем появились в 60-х годах прошлого века. Такое ПО называлось MRP и использовалось предприятиями для распределения сырья и управления складскими запасами. К середине 80-х появились системы, которые охватывали больше ключевых бизнес-процессов. Сюда вошли не только планирование, но закупка сырья, управление договорами и спецификациями. Такой подход к управлению ресурсами доказал свою эффективность в рамках концепции бережливого производства. Предприятиям стало проще планировать свою работу, сократились складские запасы, уменьшилось количество отходов.

С этого момента началось интенсивное развитие рынка ERP и к началу 90-х были созданы современные системы, которые представляли собой комплексные решения, способные поддерживать планирование по всем направлениям. Они включали в себя CRM для внешних взаимодействий и PLM для управления внутренними процессами. В настоящее время ERP включают в себя весь документооборот, управление кадрами, взаимодействие с партнерами, поставками и закупками сырья, другими процессами, которые обеспечивают работу предприятия.

Виды ERP систем

В соответствии с современной классификацией системы управления ресурсами подразделяются на группы по многочисленным параметрам:

• Назначение. Системы бывают общими и отраслевыми. Решения общего назначения отвечают потребностям предприятий с разными видами деятельности. Такое ПО можно интегрировать в самое разное производство, адаптировать к деятельности любой компании и масштабу бизнеса. Отраслевые системы разрабатываются для нужд предприятий определенного профиля;
• Тип лицензии. ERP бывают проприетарные и с открытым кодом. Чаще всего предприятия используют проприетарные решения, так как варианты с открытым кодом исходника требуют более сложного обслуживания;
• Способ организации. Системы делятся на приватные, публичные и гибридные. У публичных решений доступ к большей части функционала есть у большинства пользователей, но данные компании доступны только ее сотрудникам. У приватных систем управления софт изолирован, а гибриды сочетают черты двух предыдущих вариантов;
• Способ хранения данных. В облачных системах базы данных хранятся на внешних сервисах и информацию можно просматривать с любого устройства. Во внутренних системах данные находятся на определенном сервере и никуда не копируются;
• Пользовательский интерфейс. ПО может устанавливаться на стационарный компьютер и работать автономно, без подключения к интернету. Такие системы называют стационарными или десктопными. Браузерные системы работают через интернет. Сотрудники получают доступ к данным через личный кабинет;
• Архитектура. ERP по архитектуре подразделяются на единые и модульные. Любая система включает в себя три компонента: базы данных, приложения для обработки информации и пользовательский интерфейс. В настоящее время чаще всего используются модульные решения. Модули представляют собой компоненты, которые обладают собственным функционалом и существуют отдельно друг от друга. Модули подключаются по желанию пользователей. Компания может выбрать для себя те блоки ERP системы, которые максимально полно охватывают задачи бизнеса.

Какие результаты приносят ERP системы

Единая база данных – технически сложное и дорогостоящее решение. В первую очередь такой продукт ориентирован на крупные и интенсивно развивающиеся компании, которые имеют большой ассортимент продукции, работают с большим количеством контрагентов. Продукт также могут использовать предприятия, которые работают в условиях жесткой конкуренции и нуждаются в автоматизации бизнес-процессов, чтобы опередить многочисленных соперников. Грамотная автоматизация учета позволяет снизить трудозатраты и дает немалые преимущества:

1. Создание единого информационного пространства.

Внедрение ERP системы помогает создать единое информационное пространство. Сотрудники разных подразделений имеют доступ к информации и могут одновременно работать с данными. Все, что внесено в базу, будет храниться в ней постоянно, поэтому ничего не придется перепроверять и дополнительно согласовывать. Благодаря этому повышается оперативность и точность выполнения работы, а случайные ошибки можно быстро выявить и устранить.

Одна из функций системы – контроль численности персонала. Программа ведет учет кадров, автоматизирует процесс расчета заработной платы и налоговых отчислений.

2. Гибкость и быстрая адаптация к условиям рынка.

Ситуация на рынке постоянно меняется, вносятся разные изменения в законы и компании важно уметь адаптироваться к нововведениям. Для этого нужно наладить быстрый обмен информацией между подразделениями. С этой задачей справляется ERP. Благодаря ей можно контролировать работу персонала, избежать расхождений данных из-за чьей-то случайной ошибки.

Благодаря единой базе данных компании становится намного проще организовать производственные процессы благодаря контролю за запасами сырья и готовой продукции. При формировании заказов можно отслеживать наполненность склада, вести учет по каждому клиенту и поставщику.

3. Создание единой платформы.

По мере развития бизнес требует все больше ресурсов и в какой-то момент ими становится сложно управлять, что негативно сказывается на организации и качестве работы. Вместо множества разных программ, которые плохо взаимодействуют между собой, проще внедрить единую систему и тем самым решить проблему несовместимого софта. Модули и функции ERP системы доступны всем сотрудникам. Например, если в одном из подразделений была создана счет-фактура, то эта информация сразу доступна бухгалтерии, работники которой приступают к выполнению своей работы. Все операции фиксируются в базе, поэтому вести документооборот становится намного проще.

Как интегрировать ERP в ИТ-инфраструктуру и этапы внедрения ERP

Создание единой базы данных начинается с планирования и расчета экономической эффективности. Компании важно выбрать ПО, которое соответствует задачам бизнеса. Существует три способа создания единой платформы для управления ресурсами:

• разработка собственного продукта;
• покупка готовой платформы и ее донастройка;
• заказная разработка индивидуального решения.

Как правило, компании выбирают второй и третий способ. В первом случае разработчик проводит донастройку типового ПО, которое адаптируют к условиям работы заказчика. На данный момент существует множество готовых решений для разных направлений бизнеса. Можно выбрать ПО для оптимизации работы склада, магазина, производства.

Во втором случае компания получает полностью индивидуальное решение, которое учитывает все потребности бизнеса и перспективы его развития. Этот вариант хорош во всем за исключением двух нюансов. В первую очередь это цена заказной разработки, что потребует дополнительных инвестиций. Еще один минус – увеличенные сроки реализации проекта, ведь создание продукта с нуля, его внедрение и адаптация требуют немало времени.

Процесс внедрения ERP

• Анализ текущей ситуации на предприятии, постановка целей и задач, которые призвана решить платформа, планирование бюджета на ее приобретение и внедрение;
• Разработка технического задания, подписание договора с компанией, которая будет внедрять продукт;
• Подбор и доработка блоков;
• Составления плана внедрения ERP;
• Установка ПО на предприятии, адаптация и тестирование, обучение администраторов или заключение договоров на техподдержку;
• Перенос данных с других источников, разграничение прав доступа для сотрудников разных подразделений;
• Обучение персонала.

После внедрения нового ПО может появиться необходимость в подключении новых модулей. Достоинством современных ERP систем является их масштабируемость и гибкость. При изменении условий работы платформу легко адаптировать к новшествам.

Большинство клиентов интересуются сроками создания единой информационной базы. Отталкиваться от каких-то определенных показателей невозможно. Сроки реализации проекта разные для каждой компании. Они зависят от масштабов бизнеса и тех изменений, которых хочет добиться предприятие. Автоматизация может затронуть отдельные подразделения или всю компанию в целом, переходить на новый формат управления можно постепенно или сразу.

Как правило, в первую очередь интегрируют основные блоки, без которых невозможна деятельность предприятия. Затем переходят к интеграции второстепенных модулей, которые используются отдельными подразделениями.

Успех интеграции ERP во многом зависит от исполнителей. Важно обратиться в надежную компанию, которая обладает достаточным опытом и может предложить оптимальный вариант системы планирования и управления ресурсами.

Такой подход к созданию единой информационной базы помогает избежать ошибок, с которыми сталкиваются потенциальные заказчики при выборе продукта. Критичными являются:

• неправильно поставленные цели и задачи;
• неверный выбор методов и инструментов автоматизации;
• слишком субъективный выбор решения, который не учитывает текущую ситуацию и потребности подразделений;
• недостаточно профессиональная интеграция ПО, плохое качество технической поддержки;
• слишком сложный интерфейс и/или поверхностный подход к обучению персонала.

Мы рассмотрели функции ERP системы и практические преимущества, которые дает ее внедрение. Оптимизируйте работу своего предприятия с помощью наших продуктов. Мы поможем с выбором решения с учетом структуры компании, проведем работы по интеграции и развертыванию ПО, решим вопрос с технической поддержкой и обучением персонала. Вы получите единое информационное пространство, которое работает эффективно на всех уровнях.