Информационные системы – неотъемлемый атрибут любого современного бизнеса независимо от его масштабов. Одни компании предпочитают ограничиваться парой-тройкой самых простых приложений, например, для контроля задач внутри предприятия. Другие же пользуются сложными комплексами для взаимодействия между сотрудниками, клиентами и партнерами. Классификация информационных систем на предприятии позволяет более точно определить подходящую интеграцию для конкретных задач бизнеса.
Цели и задачи информационных систем
Информационная система (ИС) – совокупность информационных, материальных и кадровых ресурсов и управляющими ими процессов на предприятии. Обеспечение максимально корректного, оперативного взаимодействия между персоналом и их рабочими задачами осуществляется за счет правильной организации рабочего процесса и правильно подобранной ИС. Именно в выстраивании такого взаимодействия и заключается основная задача интегрированных информационных систем.
Прежде, чем приступать к поиску и внедрению ИС, руководителю важно четко понимать следующее:
- цели управления;
- объекты управления – кем и чем именно придется управлять с помощью ИС;
- какие именно инструменты должны быть в информационной системе.
После того, как будут определены выше перечисленные критерии, можно переходить к выбору подходящих ИС. Приоритетными задачами любой информационной системы предприятия являются решение управленческих задач: финансовое планирование, бухгалтерские учет, договорные отношения, управление кадрами и т. д. Современные решения позволяют выполнять задачи как общей, так и более узкой направленности, например:
- Формирование общего информационного пространства для всех сотрудников предприятия независимо от их местоположения. Актуальность этой задачи проверена периодом самоизоляции в период пандемии.
- Обеспечение оперативного документооборота как внутри организации, так и за ее пределами, например, доставка счетов контрагентам.
- Автоматизация процессов. В момент формирования договора на оказание услуг сразу же формируются счета на оплату. При этом все данные уже есть в системе и не требуется повторного заполнения.
Важно понимать, что недостаточно просто приобрести и интегрировать систему. Какое-то время займет настройка, обучение сотрудников. Любое ПО нуждается в регулярном техническом обслуживании. Именно поэтому на этапе принятия решения о приобретении конкретной информационной системы важно учесть эти моменты.
Критерии классификации ИС
Классификация информационных систем на предприятии с точки организации регламентируется ФЗ №149. Согласно этому закону системы делятся на 3 категории:
- Государственные – созданные на основании законов РФ, ее субъектов и государственных органов.
- Муниципальные – созданные по решению органов местного управления.
- Иные – коммерческие и некоммерческие ИС, не входящие в первые две категории.
Кроме закрепленных законодательно критериев классификации ИС можно выделить следующие:
- масштабы применения: офисные, настольные;
- структурированность задач: частично структурированные, неструктурированные, структурированные;
- функциональность: кадровые, производственные, маркетинговые, финансовые;
- квалификация персонала и уровни управления: оперативные, стратегические, функциональные;
- характер обработки информации: системы поддержки принятия решений, системы обработки данных, системы управления;
- оперативность обработки данных: оперативные и системы пакетной обработки;
- автоматизация: автоматические, автоматизированные, ручные;
- тип использования информации: информационно-поисковые, управляющие, информационно-решающие, советующие и т. д.
- степень централизации работы с данными: централизованные и децентрализованные.
На самом деле до сих пор не определены четкие критерии, по которым можно классифицировать информационные системы. Современные технологии позволяют создать ПО практически под любые цели и задачи предприятия.
Основные типы ИС предприятия
Любая информационная система – это целый комплекс интегрированных приложений. Именно за счет грамотного составления такого комплекса удается достичь решения всех поставленных задач. Далее представлены наиболее распространенные и эффективные сегодня ИС.
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP позволяет управлять ресурсами предприятия и автоматизировать большинство бизнес-процессов. Наиболее известные системы в России – Microsoft, 1C, SAP.
ERP состоит из 3 главных компонентов:
- Платформа – скелет системы, который включает в себя справочники по работе с ERP и ее базовые функции.
- Модули – интегрируемые для решения конкретных задач взаимодействующие друг с другом компоненты, например, финансовые, кадровые, модули для поставок и т. д.
- База данных – хранилище информации и инструментов для ее обработки.
Благодаря ERP удается оперативно расширить функционал уже настроенной системы, существенно снизить вероятность ошибок за счет автоматизации процессов и разового введения данных. Общая база своевременно обновляемых данных позволяет получить к ним доступ сотрудникам любых отделов независимо от их местоположения. Автоматизированные процессы позволяют экономить время, что положительно сказывается на продуктивности компании. ERP-система централизованно создает резервные копии, что обеспечивает высокий уровень безопасности.
Рассматривать ERP-системы стоит в первую очередь владельцам крупных предприятий. Интеграция как самой системы, так и ее модулей и дальнейшее обслуживание потребует немалых финансовых затрат. Также необходимо регулярно проводить обучение персонала по работе с системой. К тому же важно доверить внедрение и обслуживание ERP действительно проверенным специалистам, так как сам процесс интеграции и перенос данных в новую систему не под силу начинающему мастеру.
CRM (Customer relationship management)
CRM – информационная система, основным направлением которой является автоматизация продаж, маркетинг и взаимодействие с клиентом. Такая ИС не подходит для производственных процессов. Из самых популярных CRM-систем можно выделить AmoCRM, Битрикс24.
Интерфейс программ обычно интуитивно понятен и не требует продолжительного обучения персонала. Кроме этого при необходимости многие CRM-системы позволяют пользователю настраивать функционал под себя и легко интегрируются с другими приложениями. Есть возможность подгрузить в систему различные базы данных и провести интеграцию с другими приложениями, например, с аналитическими системами, почтовыми клиентами и им подобными.
CRM-системы классифицируют по видам обработки информации:
- Операционная CRM работает с большим потоком входящих заявок. Здесь фиксируются не только новые карточки клиентов, но и все взаимодействия с ними.
- Аналитическая CRM позволяет отслеживать систематические действия при взаимодействиях с клиентами, чтобы в дальнейшем спрогнозировать показатели и оценить эффективность работы.
- Коллаборационная CRM обычно используется в комплексе с другими приложениями. Через такую систему чаще всего происходит взаимодействие с клиентами. Это могут быть различные уведомления, рассылка счетов и другой документации.
- Комбинированная CRM включает в себя все предыдущие варианты. Именно этот тип пользуется большей популярностью. Такая система позволяет фиксировать и проводить все этапы, начиная с введения карточки клиента и заканчивая аналитикой взаимодействия, обеспечением послепродажного сервиса.
CRM-система – отличный помощник как для представителей среднего бизнеса, так и крупного.
ECM (Enterprise Content Management)
ECM – комплекс приложений для управления контентом предприятия. Именно с помощью этой системы удается правильно собрать и структурировать данные, предоставить им доступ для определенных лиц и работать с имеющейся информацией.
Одно из главных преимуществ системы – наличие инструментов, позволяющих структурировать информацию. ECM распознает данные и определяет их в систему по конкретным признакам. Это существенно облегчает дальнейшую работу с имеющимся контентом. При этом одинаково успешно проводится работа с документами в любом формате. Внутри систему могут быть сразу несколько приложений, которые позволяют не только структурировать данные и хранить их надлежащим образом, но и изменять их, передавать и многое другое.
Использование ECM-системы целесообразно на предприятии любого масштаба. Система позволяет не только держать документы в порядке, но и существенно сокращает время затраченное на работу с ними. Быстрее проходит согласование, руководству легче отследить статус бизнес-процессов.
CPM (Corporate Performance Management)
CPM – комплекс инструментов для отслеживания эффективности бизнеса. Система относится к финансовым инструментам. Ее основные функции:
- стратегическое планирование;
- финансовое планирование, прогнозирование, отчетность;
- моделирование прибыли;
- оптимизация и автоматизация текущих бизнес-процессов.
CPM активно используется во многих сферах среднего и крупного бизнеса. Одни из самых востребованных сегодня систем – ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент, Oracle Hyperion Planning, 1С:Консолидация.
Благодаря CPM руководители могут разработать действительно успешную стратегию ведения бизнеса. С помощью системы удается оптимизировать расходы и определить наиболее прибыльные стратегии на долгосрочный период.
HRM (Human Resource Management)
Эффективность любого предприятия заключается не только в его продукте и организации бизнес-процессов. За счет грамотного управления персоналом достигается львиная доля успеха как начинающего предпринимателя, так и владельца целой корпорацией. HRM-система – комплекс инструментов для эффективного управления персоналом.
Функционал HRM достаточно широк, чтобы охватить самые актуальные процессы работы с персоналом. Здесь есть возможность вести не только кадровый учет, формировать штатное расписание и вести сопутствующую документацию. Система позволяет вести все необходимые расчеты с кадрами (зарплаты, вычеты, налоговые отчисления). HRM также позволяет получать статистические данные об эффективности работы персонала.
EAM (Enterprise Asset Management)
EAM-система позволяет автоматизировать процессы, связанные с основными фондами предприятия. Сюда входит техобслуживание имеющегося оборудования, включая ремонт.
Благодаря EAM всегда есть возможность получить актуальную информацию о состоянии оборудования, приближающихся периодах технического обслуживания или замены. Данные вопросы всегда актуальны на любом этапе производства и напрямую влияют на его бесперебойный процесс. Простои на предприятии любого масштаба чреваты потерей прибыли, а несвоевременная замена оборудования грозит серьезными финансовыми потерями.
EDMS (Electronic Document Management)
Даже самый маленький бизнес сопровождается определенным документооборотом. EDMS-система позволяет содержать документы предприятия в порядке. Изначально система разрабатывалась как архив, где можно было только хранить документацию. Сегодня же это полноценная система, в которой данные не только содержатся в надлежащем порядке. При наличии определенных прав доступа пользователь может не только читать документы, но и при необходимости редактировать их.
Workflow
Workflow – организация процесса по конкретному алгоритму. На каждом предприятии есть повторяющиеся процессы в любой сфере деятельности. Например, поступает заявка от потенциального покупателя. В этом случае в системе прописывается алгоритм действий:
- принять заявку;
- связаться с клиентом;
- назначить встречу;
- обсудить условия сотрудничества;
- внести данные клиента в систему и др.
Такие алгоритмы могут быть прописаны для любого повторяющегося процесса внутри компании. Таким образом удается регламентировать большинство действий. Это поможет не только наладить схему работы, но и со временем исключить вероятность ошибки, сократить время на обработку заявок, систематизировать документооборот, наладить последовательность действий для более эффективной работы сотрудников.
Благодаря ответственному подходу и строгому контролю руководства настроить алгоритмы Workflow удается достаточно быстро. Как следствие, налаженный производственный процесс без ошибок, более быстрый рост прибыли и развитие предприятия. Использовать систему можно как для отдельных процессов, например, организация документооборота, так и для всей деятельности предприятия.
Выше представленные варианты информационных систем – лишь небольшая часть. В зависимости от задач, поставленных перед ИС, варианты могут быть как узкоспециализированные, так и комплексные. Прежде, чем выбрать какой-либо из вариантов, следует учесть несколько факторов.
Как выбрать подходящую информационную систему
Информационные системы необходимы предприятию любого масштаба и формы собственности. Они существенно облегчают абсолютно все процессы, начиная с планирования и заканчивая аналитикой проведенных работ, получением прибыли. Понимание классификации информационных систем на предприятии отвечает на вопрос: «Какое программное обеспечение поможет решить задачи предприятия?». Остается определиться с критериями выбора подходящей ИС.
- Рациональное сопоставление желаемого с необходимым.
Пожалуй, каждый руководитель хочет сразу контролировать абсолютно все, что происходит на его предприятии. На самом деле приобретать ИС, в которую включено все — от автоматического запуска камер наблюдения до рассылки коммерческих предложений президентам мировых корпораций – лишняя трата ресурсов. Важно трезво оценить стартовые возможности предприятия и интегрировать систему, функции которой покрывают потребности на данном этапе.
- Оценка прошлого опыта.
Если на предприятии уже был опыт использования ИС, стоит оценить ее как положительные, так и отрицательные результаты. Даже если не все получилось в первый раз, возможно причина не только в системе. Важно оценить, насколько компетентен был разработчик ИС, правильно ли обучен персонал, соответствовала ли сама система поставленным перед ней задачам.
- Функциональность.
ИС необходима, однако та система, которая безупречно проявила себя на предприятии по производству полиэтилена, совершенно точно не будет такой же эффективной в рекламном агентстве. Очень важно в процессе выбора определить основные требования к функциональности ИС. Здесь плохо работает система «все включено!». Очень велик риск никогда не использовать большинство функций таких продуктов.
- Техническая подготовка специалистов.
Даже при четком понимании необходимости внедрения цифрового продукта и поставленных задач, которые он должен решить, но без должного обучения персонала вероятность успешного исхода интеграции очень мала. Недостаточно просто вручить персоналу методички по работе с информационной системой. Каждый сотрудник, который хоть как-то ее касается, должен пройти соответствующую подготовку. При этом важно понимать, что для каждого отдела предприятия система будет работать по определенному алгоритму. Необходимо провести подробный инструктаж, практические занятия и удостовериться в правильности полученных знаний для каждого из сотрудников.
- Вовлеченность руководства.
Довольно часто случается так, что инициатива на внедрение цифровых продуктов принадлежит либо сотрудникам, либо ИТ-отделу. Важно правильно донести до руководства необходимость интеграции ИС. Ведь именно за ним решающее слово.
Важно максимально вовлечь всех руководителей предприятия. Сюда относятся и производственные секторы, и отделы продаж, кадров, бухгалтерия и многие другие. Естественно следует тщательно подготовить презентацию возможностей информационной системы, которые будут закрывать потребности предприятия.
- Выбор поставщика.
Очень часто руководители в поисках подходящей ИС совершенно забывают о том, кто ее поставляет и на каких условиях. Недостаточно просто купить продукт. Важно помнить и о том, что его нужно правильно интегрировать и поддерживать в надлежащем состоянии. Целесообразнее будет доверить разработку, внедрение и дальнейшую поддержку системы профессионалу.
Компания Dynamicsun уже более 12 лет занимается разработкой программного обеспечения для бизнеса. Команда профессионалов, имеющих практический опыт в ИТ-проектах, готова создать информационную систему для вашего предприятия согласно всем поставленным задачам. Специалисты не только разработают нужный продукт. Компания гарантирует своим клиентам тестирование системы, грамотную оперативную интеграцию, обучение персонала предприятия и дальнейшую техническую поддержку ИС.
