Классификация информационных систем на предприятии

Информационные системы – неотъемлемый атрибут любого современного бизнеса независимо от его масштабов. Одни компании предпочитают ограничиваться парой-тройкой самых простых приложений, например, для контроля задач внутри предприятия. Другие же пользуются сложными комплексами для взаимодействия между сотрудниками, клиентами и партнерами. Классификация информационных систем на предприятии позволяет более точно определить подходящую интеграцию для конкретных задач бизнеса.

Цели и задачи информационных систем

Информационная система (ИС) – совокупность информационных, материальных и кадровых ресурсов и управляющими ими процессов на предприятии. Обеспечение максимально корректного, оперативного взаимодействия между персоналом и их рабочими задачами осуществляется за счет правильной организации рабочего процесса и правильно подобранной ИС. Именно в выстраивании такого взаимодействия и заключается основная задача интегрированных информационных систем.

Прежде, чем приступать к поиску и внедрению ИС, руководителю важно четко понимать следующее:

• цели управления;
• объекты управления – кем и чем именно придется управлять с помощью ИС;
• какие именно инструменты должны быть в информационной системе.

После того, как будут определены выше перечисленные критерии, можно переходить к выбору подходящих ИС. Приоритетными задачами любой информационной системы предприятия являются решение управленческих задач: финансовое планирование, бухгалтерские учет, договорные отношения, управление кадрами и т. д. Современные решения позволяют выполнять задачи как общей, так и более узкой направленности, например:

• Формирование общего информационного пространства для всех сотрудников предприятия независимо от их местоположения. Актуальность этой задачи проверена периодом самоизоляции в период пандемии.
• Обеспечение оперативного документооборота как внутри организации, так и за ее пределами, например, доставка счетов контрагентам.
• Автоматизация процессов. В момент формирования договора на оказание услуг сразу же формируются счета на оплату. При этом все данные уже есть в системе и не требуется повторного заполнения.

Важно понимать, что недостаточно просто приобрести и интегрировать систему. Какое-то время займет настройка, обучение сотрудников. Любое ПО нуждается в регулярном техническом обслуживании. Именно поэтому на этапе принятия решения о приобретении конкретной информационной системы важно учесть эти моменты.

Критерии классификации ИС

Классификация информационных систем на предприятии с точки организации регламентируется ФЗ №149. Согласно этому закону системы делятся на 3 категории:

1. Государственные – созданные на основании законов РФ, ее субъектов и государственных органов.
2. Муниципальные – созданные по решению органов местного управления.
3. Иные – коммерческие и некоммерческие ИС, не входящие в первые две категории.

Кроме закрепленных законодательно критериев классификации ИС можно выделить следующие:

• масштабы применения: офисные, настольные;
• структурированность задач: частично структурированные, неструктурированные, структурированные;
• функциональность: кадровые, производственные, маркетинговые, финансовые;
• квалификация персонала и уровни управления: оперативные, стратегические, функциональные;
• характер обработки информации: системы поддержки принятия решений, системы обработки данных, системы управления;
• оперативность обработки данных: оперативные и системы пакетной обработки;
• автоматизация: автоматические, автоматизированные, ручные;
• тип использования информации: информационно-поисковые, управляющие, информационно-решающие, советующие и т. д.
• степень централизации работы с данными: централизованные и децентрализованные.

На самом деле до сих пор не определены четкие критерии, по которым можно классифицировать информационные системы. Современные технологии позволяют создать ПО практически под любые цели и задачи предприятия.

Основные типы ИС предприятия

Любая информационная система – это целый комплекс интегрированных приложений. Именно за счет грамотного составления такого комплекса удается достичь решения всех поставленных задач. Далее представлены наиболее распространенные и эффективные сегодня ИС.

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP позволяет управлять ресурсами предприятия и автоматизировать большинство бизнес-процессов. Наиболее известные системы в России – Microsoft, 1C, SAP.

ERP состоит из 3 главных компонентов:

1. Платформа – скелет системы, который включает в себя справочники по работе с ERP и ее базовые функции.
2. Модули – интегрируемые для решения конкретных задач взаимодействующие друг с другом компоненты, например, финансовые, кадровые, модули для поставок и т. д.
3. База данных – хранилище информации и инструментов для ее обработки.

Благодаря ERP удается оперативно расширить функционал уже настроенной системы, существенно снизить вероятность ошибок за счет автоматизации процессов и разового введения данных. Общая база своевременно обновляемых данных позволяет получить к ним доступ сотрудникам любых отделов независимо от их местоположения. Автоматизированные процессы позволяют экономить время, что положительно сказывается на продуктивности компании. ERP-система централизованно создает резервные копии, что обеспечивает высокий уровень безопасности.

Рассматривать ERP-системы стоит в первую очередь владельцам крупных предприятий. Интеграция как самой системы, так и ее модулей и дальнейшее обслуживание потребует немалых финансовых затрат. Также необходимо регулярно проводить обучение персонала по работе с системой. К тому же важно доверить внедрение и обслуживание ERP действительно проверенным специалистам, так как сам процесс интеграции и перенос данных в новую систему не под силу начинающему мастеру.

CRM (Customer relationship management)

CRM – информационная система, основным направлением которой является автоматизация продаж, маркетинг и взаимодействие с клиентом. Такая ИС не подходит для производственных процессов. Из самых популярных CRM-систем можно выделить AmoCRM, Битрикс24.

Интерфейс программ обычно интуитивно понятен и не требует продолжительного обучения персонала. Кроме этого при необходимости многие CRM-системы позволяют пользователю настраивать функционал под себя и легко интегрируются с другими приложениями. Есть возможность подгрузить в систему различные базы данных и провести интеграцию с другими приложениями, например, с аналитическими системами, почтовыми клиентами и им подобными.

CRM-системы классифицируют по видам обработки информации:

1. Операционная CRM работает с большим потоком входящих заявок. Здесь фиксируются не только новые карточки клиентов, но и все взаимодействия с ними.
2. Аналитическая CRM позволяет отслеживать систематические действия при взаимодействиях с клиентами, чтобы в дальнейшем спрогнозировать показатели и оценить эффективность работы.
3. Коллаборационная CRM обычно используется в комплексе с другими приложениями. Через такую систему чаще всего происходит взаимодействие с клиентами. Это могут быть различные уведомления, рассылка счетов и другой документации.
4. Комбинированная CRM включает в себя все предыдущие варианты. Именно этот тип пользуется большей популярностью. Такая система позволяет фиксировать и проводить все этапы, начиная с введения карточки клиента и заканчивая аналитикой взаимодействия, обеспечением послепродажного сервиса.

CRM-система – отличный помощник как для представителей среднего бизнеса, так и крупного.

ECM (Enterprise Content Management)

ECM – комплекс приложений для управления контентом предприятия. Именно с помощью этой системы удается правильно собрать и структурировать данные, предоставить им доступ для определенных лиц и работать с имеющейся информацией.

Одно из главных преимуществ системы – наличие инструментов, позволяющих структурировать информацию. ECM распознает данные и определяет их в систему по конкретным признакам. Это существенно облегчает дальнейшую работу с имеющимся контентом. При этом одинаково успешно проводится работа с документами в любом формате. Внутри систему могут быть сразу несколько приложений, которые позволяют не только структурировать данные и хранить их надлежащим образом, но и изменять их, передавать и многое другое.

Использование ECM-системы целесообразно на предприятии любого масштаба. Система позволяет не только держать документы в порядке, но и существенно сокращает время затраченное на работу с ними. Быстрее проходит согласование, руководству легче отследить статус бизнес-процессов.

CPM (Corporate Performance Management)

CPM – комплекс инструментов для отслеживания эффективности бизнеса. Система относится к финансовым инструментам. Ее основные функции:

• стратегическое планирование;
• финансовое планирование, прогнозирование, отчетность;
• моделирование прибыли;
• оптимизация и автоматизация текущих бизнес-процессов.

CPM активно используется во многих сферах среднего и крупного бизнеса. Одни из самых востребованных сегодня систем – ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент, Oracle Hyperion Planning, 1С:Консолидация.

Благодаря CPM руководители могут разработать действительно успешную стратегию ведения бизнеса. С помощью системы удается оптимизировать расходы и определить наиболее прибыльные стратегии на долгосрочный период.

HRM (Human Resource Management)

Эффективность любого предприятия заключается не только в его продукте и организации бизнес-процессов. За счет грамотного управления персоналом достигается львиная доля успеха как начинающего предпринимателя, так и владельца целой корпорацией. HRM-система – комплекс инструментов для эффективного управления персоналом.

Функционал HRM достаточно широк, чтобы охватить самые актуальные процессы работы с персоналом. Здесь есть возможность вести не только кадровый учет, формировать штатное расписание и вести сопутствующую документацию. Система позволяет вести все необходимые расчеты с кадрами (зарплаты, вычеты, налоговые отчисления). HRM также позволяет получать статистические данные об эффективности работы персонала.

EAM (Enterprise Asset Management)

EAM-система позволяет автоматизировать процессы, связанные с основными фондами предприятия. Сюда входит техобслуживание имеющегося оборудования, включая ремонт.

Благодаря EAM всегда есть возможность получить актуальную информацию о состоянии оборудования, приближающихся периодах технического обслуживания или замены. Данные вопросы всегда актуальны на любом этапе производства и напрямую влияют на его бесперебойный процесс. Простои на предприятии любого масштаба чреваты потерей прибыли, а несвоевременная замена оборудования грозит серьезными финансовыми потерями.

EDMS (Electronic Document Management)

Даже самый маленький бизнес сопровождается определенным документооборотом. EDMS-система позволяет содержать документы предприятия в порядке. Изначально система разрабатывалась как архив, где можно было только хранить документацию. Сегодня же это полноценная система, в которой данные не только содержатся в надлежащем порядке. При наличии определенных прав доступа пользователь может не только читать документы, но и при необходимости редактировать их.

Workflow

Workflow – организация процесса по конкретному алгоритму. На каждом предприятии есть повторяющиеся процессы в любой сфере деятельности. Например, поступает заявка от потенциального покупателя. В этом случае в системе прописывается алгоритм действий:

• принять заявку;
• связаться с клиентом;
• назначить встречу;
• обсудить условия сотрудничества;
• внести данные клиента в систему и др.

Такие алгоритмы могут быть прописаны для любого повторяющегося процесса внутри компании. Таким образом удается регламентировать большинство действий. Это поможет не только наладить схему работы, но и со временем исключить вероятность ошибки, сократить время на обработку заявок, систематизировать документооборот, наладить последовательность действий для более эффективной работы сотрудников.

Благодаря ответственному подходу и строгому контролю руководства настроить алгоритмы Workflow удается достаточно быстро. Как следствие, налаженный производственный процесс без ошибок, более быстрый рост прибыли и развитие предприятия. Использовать систему можно как для отдельных процессов, например, организация документооборота, так и для всей деятельности предприятия.

Выше представленные варианты информационных систем – лишь небольшая часть. В зависимости от задач, поставленных перед ИС, варианты могут быть как узкоспециализированные, так и комплексные. Прежде, чем выбрать какой-либо из вариантов, следует учесть несколько факторов.

Как выбрать подходящую информационную систему

Информационные системы необходимы предприятию любого масштаба и формы собственности. Они существенно облегчают абсолютно все процессы, начиная с планирования и заканчивая аналитикой проведенных работ, получением прибыли. Понимание классификации информационных систем на предприятии отвечает на вопрос: «Какое программное обеспечение поможет решить задачи предприятия?». Остается определиться с критериями выбора подходящей ИС.

1. Рациональное сопоставление желаемого с необходимым.

Пожалуй, каждый руководитель хочет сразу контролировать абсолютно все, что происходит на его предприятии. На самом деле приобретать ИС, в которую включено все — от автоматического запуска камер наблюдения до рассылки коммерческих предложений президентам мировых корпораций – лишняя трата ресурсов. Важно трезво оценить стартовые возможности предприятия и интегрировать систему, функции которой покрывают потребности на данном этапе.

1. Оценка прошлого опыта.

Если на предприятии уже был опыт использования ИС, стоит оценить ее как положительные, так и отрицательные результаты. Даже если не все получилось в первый раз, возможно причина не только в системе. Важно оценить, насколько компетентен был разработчик ИС, правильно ли обучен персонал, соответствовала ли сама система поставленным перед ней задачам.

1. Функциональность.

ИС необходима, однако та система, которая безупречно проявила себя на предприятии по производству полиэтилена, совершенно точно не будет такой же эффективной в рекламном агентстве. Очень важно в процессе выбора определить основные требования к функциональности ИС. Здесь плохо работает система «все включено!». Очень велик риск никогда не использовать большинство функций таких продуктов.

1. Техническая подготовка специалистов.

Даже при четком понимании необходимости внедрения цифрового продукта и поставленных задач, которые он должен решить, но без должного обучения персонала вероятность успешного исхода интеграции очень мала. Недостаточно просто вручить персоналу методички по работе с информационной системой. Каждый сотрудник, который хоть как-то ее касается, должен пройти соответствующую подготовку. При этом важно понимать, что для каждого отдела предприятия система будет работать по определенному алгоритму. Необходимо провести подробный инструктаж, практические занятия и удостовериться в правильности полученных знаний для каждого из сотрудников.

1. Вовлеченность руководства.

Довольно часто случается так, что инициатива на внедрение цифровых продуктов принадлежит либо сотрудникам, либо ИТ-отделу. Важно правильно донести до руководства необходимость интеграции ИС. Ведь именно за ним решающее слово.

Важно максимально вовлечь всех руководителей предприятия. Сюда относятся и производственные секторы, и отделы продаж, кадров, бухгалтерия и многие другие. Естественно следует тщательно подготовить презентацию возможностей информационной системы, которые будут закрывать потребности предприятия.

1. Выбор поставщика.

Очень часто руководители в поисках подходящей ИС совершенно забывают о том, кто ее поставляет и на каких условиях. Недостаточно просто купить продукт. Важно помнить и о том, что его нужно правильно интегрировать и поддерживать в надлежащем состоянии. Целесообразнее будет доверить разработку, внедрение и дальнейшую поддержку системы профессионалу.

Компания Dynamicsun уже более 12 лет занимается разработкой программного обеспечения для бизнеса. Команда профессионалов, имеющих практический опыт в ИТ-проектах, готова создать информационную систему для вашего предприятия согласно всем поставленным задачам. Специалисты не только разработают нужный продукт. Компания гарантирует своим клиентам тестирование системы, грамотную оперативную интеграцию, обучение персонала предприятия и дальнейшую техническую поддержку ИС.