Важность и значимость организации внутреннего контроля в компании ярко проявилась в коммерческой сфере в процессе пандемии коронавируса. В этот период кардинально изменились многие бизнес-процессы, выявились недочеты и сложности устаревших моделей ведения деятельности, возникли сомнения в жизнеспособности устоявшихся схем контроля и учета. Предприниматели на практике ощутили необходимость внедрения новых цифровых решений, модернизации систем внутреннего контроля, повышения качества отчетности.
Отсутствие модернизированной службы внутреннего аудита и цифровизации привело к банкротству несколько крупных финансовых структур. Причиной коммерческого краха стал человеческий фактор, который выражался в намеренной задержке финансовой отчетности, в введении в заблуждение инвесторов и клиентов, бухгалтерских подлогах и мошенничестве.
Внедрение IT-технологий позволит сохранить рыночную конкурентоспособность, исключить факторы риска (в том числе человеческий фактор), повысить эффективность аудита. Острую необходимость в цифровизации бизнес-процессов, управлении и аудите обусловливают крупные объемы информации, подлежащей обработке и анализу.
В современных условиях цифровизация является не свободным выбором, а фундаментальной стратегией предпринимательства. Процесс охватывает все части коммерческой организации, обеспечивает продуктивное взаимодействие между подразделениями фирмы, клиентами и другими компаниями. Цифровая трансформация способствует развитию бизнеса и повышению шансов на успех, увеличивает точность обработки данных и производительность работы персонала.
Какие факторы важно учесть в первую очередь
Преимущества для коммерческих компаний
Внедрение цифровых технологий в процессы финансовой отчетности, аудиторские проверки и другие области предпринимательства обеспечивают обширный комплекс новых возможностей. Это позволит коммерческой компании:
- снизить затраты;
- сэкономить рабочее время;
- оптимизировать труд персонала;
- повысить информационную безопасность;
- улучшить обслуживание клиентов;
- повысить актуальность и ценность внутреннего контроля.
Проведение сверок между многочисленными контрагентами с внедрением ИТ-технологий максимально упрощается, что существенно экономит рабочие ресурсы и время сотрудников. Применение облачных систем способствует сокращению затрат на анализ, обработку, управление, хранение данных.
Информация хранится в облаке, а не на физическом носителе, является легко доступной для поиска в цифровом каталоге. Это позволяет пользоваться защитой интернет-сервера, интегрировать записи с цифровой системой. Облачные хранилища обеспечивают удобное управление и администрирование, оптимизацию процессов, повышение производительности, сокращение затрат и повышение качества цифрового обслуживания клиентов. Утрата бумажных документов создает серьезные проблемы. Использование электронных копий удобно возможностью их восстановления в случае аварии.
Крупномасштабные преобразования при введении цифровизации охватывают, в первую очередь, деятельность внутренних аудиторов. Роль специалистов видоизменяется, приобретает новые функции. Глобальный информационный объем эффективно используется специалистами. ИТ-решения обеспечивают проведение аудитов высокого качества, акцентирование внимания на понимании особенностей бизнеса и идентификации факторов риска.
Внутренние аудиторы за счет автоматизации контроля смогут сократить затраты времени на проведение утомительных, многократно дублированных операций, сосредоточиться на поиске ошибок и выборе правильных решений по устранению.
Преимущества для аудиторских фирм
Аудиторские фирмы при помощи оцифровки оптимизируют поток операций благодаря экономии времени на сбор данных. Аудиторская практика кардинально преобразуется с цифровизацией, поскольку выборочный подход заменяется методикой использования полных данных. Переход на IT-технологии способствует развитию внутренних процессов, использованию эффективных инструментов для повышения качества обслуживания клиентов и выполнения требований акционеров.
- Цифровизация помогает находить инновационные решения для прогнозирования, оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы, повышать эффективность и производительность.
- Аудитор при помощи аналитики больших данных качественно оценивает данные проверяемого субъекта, не используя выборочный метод. За счет оцифровки улучшается качество решений, выявляется максимальное количество аномалий, находятся решения для всех найденных проблем, улучшается оценка рисков.
- Фирмы, предоставляющие аудиторские услуги, расширяют спектр видов сервиса, могут предложить клиенту проверку прогнозов, расширенную аналитику информации по отдельным процессам и системам, проверку в реальном времени и другие услуги.
Благодаря цифровизации повышается качество проведенных компанией аудиторских мероприятий. За счет охвата расширенных данных о клиенте, комплексной обработки, применения новых цифровых инструментов специалист-аудитор более полноценно анализирует различные бизнес-процессы заказчика, выявляет максимальное количество недочетов. Использование в работе больших данных в полном объеме оптимизирует финансовую отчетность и повышает ее качество.
Конкурентная среда диктует свои правила
Современная бизнес-среда характеризуется высокой конкуренцией, интенсивным ростом информационных объемов, повышением требований контролирующих органов и постоянными изменениями стандартов отчетности. Ключевыми факторами необходимости массового перехода бизнеса в цифровые системы являются следующие:
- повышение требований к кибербезопасности и конфиденциальности, развитие сети глобального регулирования, внедрение в деятельность предприятий сложных технологических платформ;
- усиление угроз в глобальной коммерческой среде в виде кибершпионажа, периодических отказов систем из-за хакерских атак, краж интеллектуальной собственности и персональной информации, киберрисков;
- острая необходимость в эффективном управлении информацией и руководстве в связи с интенсивным ростом объемов данных и транзакций;
- повсеместная модернизация бизнес-процессов с внедрением информационных технологий, трансформацией приложений и развитием инфраструктур;
- широкие возможности современных ИТ-технологий (облачных сервисов, социальных сетей, аналитики данных, мобильных платформ).
При многочисленных новых возможностях для внутреннего контроля, которые предоставляет внедрение IT-решений, возникает ряд практических сложностей реализации цифровых проектов на практике. Это связано с утвержденными стандартами аудита и нормативно-правовым регулированием. Цифровой бизнес стремительно развивается, но обновление нормативно-правовых актов осуществляется медленнее, чем интеграция ИТ- технологий в предпринимательские структуры. На фоне стремительного развития автоматизированной коммерции нужны своевременные коррективы в законодательных документах, которые регламентируют конфиденциальность данных, безопасность при их хранении и передаче.
Сложности внедрения цифровых систем в аудиторскую практику
Помимо трудностей с обновлением законодательства и стандартов, внедрение цифровых решений сопровождается и иными сложностями. Практические трудности цифровых проверок отражаются на результативности и уровне эффективности.
При переводе системы аудита в новый цифровой режим компании сталкиваются со следующими проблемами:
- возникновением новых типов рисков. Технологические инновации не только обеспечивают расширенные возможности и практические выгоды, но и привносят в бизнес дополнительные риски. При проведении внутренних контрольных мероприятий проверяющие сталкиваются с большим количеством рисков, чем при традиционной схеме проверок;
- увеличенным объемом доступной информации. При больших объемах получаемой информации возникает ряд серьезных вопросов, связанных с обеспечением безопасности, надежностью хранения и сохранением целостности данных. IT-аудиторы испытывают трудности применения данных при формировании выводов по результатам проверок и при проведении контрольных мероприятий;
- ростом реформ. Цифровизация аудита сопровождается недостатками внутреннего контроля, возникающими вследствие регулярных коррективов в законодательной документации, противоречий между правилами, касающимися IT, и другими положениями законодательства. При внедрении ИТ-аудита специалистам необходимы динамические навыки маневренности и балансирования, адаптации организационных и управленческих процессов к быстрым технологическим изменениям. В РФ отсутствует соответствующая нормативно-правовая база, поэтому аудиторы должны непрерывно мониторить актуальные поправки к федеральному законодательству, статьям Налогового и Гражданского кодекса, отслеживать внесение изменений в методические рекомендации;
- высокими требованиями к квалификации персонала. При внедрении цифровых технологий аудиторы должны обладать глубокой компетенцией в области IT. Из-за недостаточной квалификации специалистов многие компании вынуждены отложить автоматизацию на неопределенное время, пока штат не укомплектуется специалистами соответствующего уровня знаний, или пока сотрудники не пройдут профильное обучение. IT-аудитор должен быть хорошо подготовленным, иметь глубокие знания и опыт в современных тенденциях IT-коммуникаций, обладать специфическими знаниями об информационной безопасности. Его служебные обязанности — постоянно отслеживать происходящие изменения в нормативно-правовых актах, бизнес-сфере. Трудности возникают в области управления ИТ-аудитом в соответствии с COBIT, COSO, ISO 27002 и другими стандартами;
- высокими материальными затратами. Для внедрения цифровых систем аудита и контроля требуется приобретение программного обеспечения, оплата труда IT-специалистов, оплата обучения сотрудников, иногда нужна покупка компьютеров или аренда виртуальных серверов. Позволить себе крупные финансовые расходы, связанные с цифровой модернизацией, может не каждая компания.
Автоматизация внутреннего контроля является сложным организационным процессом. Перед внедрением цифровых решений участники процесса планируют, как можно использовать цифровые возможности с максимальной эффективностью, изучают характер влияния цифровизации на действующие операционные модели внутреннего контроля и на действующую методику отчетности.
Трансформировать процессы внутреннего контроля целесообразно поэтапно, чтобы не нарушать текущего рабочего графика и не допускать сбоев.
Всегда ли оправдана цифровая модернизация
Достижение поставленных целей и получение продуктивных результатов автоматизации возможно только при внедрении IT именно в те области, в которых будет обеспечена максимальная отдача. Для оценки потенциала автоматизированных систем рассматриваются метрики с характеристиками количественных изменений. Ценность каждого изменения определяется точным анализом возможной выгоды.
Метриками анализа могут быть разные показатели, которые подбираются индивидуально для каждого пользователя. В процессе подбора вычисляется необходимый объем ресурсов времени или персонала для внедрения и поддержки цифровой системы отчетности и аудита. Анализ дает в результате положительную или отрицательную оценку, проявляет дополнительные факторы понимания процесса и принятия решений.
Если исследование необходимых ресурсов и прогноз получаемого результата приводят к отрицательной оценке, рассматриваемая схема модернизации нецелесообразна. Получение положительного результата требует дальнейшей дополнительной аналитики. При анализе ценности автоматизации рассматривают стабильную, плавно растущую и быстро растущую ценность. Если анализ подтвердил плавно растущую ценность модернизации, необходимо проведение дополнительных исследований и поиск методов достижения ускоренного роста ценности для конкретного процесса.
ИИ, аналитика или Big Data — что выбрать?
Для внедрения в аудиторскую практику ИТ-технологий целесообразно использовать эффективные инновации и интеллектуальные программные средства. Наиболее распространенными IT-инструментами для бизнеса являются блокчейн, облачные сервисы, ИИ (искусственный интеллект), средства аналитики данных, Big Data, Интернет вещей и другие.
Блокчейн позволяет максимально исключить допущенные ошибки и издержки человеческого фактора (подлоги, факты мошенничества менеджеров, случаи служебной халатности). Технология позволяет выстраивать цифровую систему внутреннего контроля с полноценным обеспечением безопасности. Блокчейн — надежный инструмент для управления ключами, учетной информацией, защиты данных. При использовании этого инструмента в одноранговых сетях можно вести учет транзакций без участия в централизованной системе. При совершении сделок между пользователями обеспечена прозрачность и законность. Единственный недостаток технологии блокчейн — отсутствие обеспечения безопасности счетов.
Облачные сервисы позволяют аудитору проводить проверки в режиме реального времени, своевременно выявлять факты мошенничества, свободно запрашивать и получать необходимую информацию. Облачные системы интегрируются с другими сервисами, обладают высокими стандартами безопасности, обеспечивают координацию всех подразделений компании и персонала.
Искусственный интеллект подсказывает аудитору проблемные места, помогает спрогнозировать критическую ситуацию, дополняет принятие решений. ИИ выполняет прежние задачи аудиторов, сочетает анализ больших данных и облачные сервисы, осуществляет машинное обучение. Технология обеспечивает передачу информации пользователю на доступном естественном языке, получение логических выводов интеллектуального анализа информации. Искусственный интеллект осуществляет сбор, группировку, извлечение расходов и доходов компании. Аудиторские риски можно запрограммировать по разным критериям (по информационным объемам, классам и уровню сложности анализируемых операций). ИИ устраняет внутренние ограничения аудиторских выборок, использует контрольные точки для классификации транзакций по уровню риска и анализа. При низком и среднем риске программа самостоятельно обрабатывает транзакции, при высоком риске передает аудитору на ручную проверку.
Этапы реализации
Во избежание нарушений рабочего режима текущей деятельности и графика отчетности целесообразно внедрять цифровые технологии в процессы внутреннего контроля поэтапно.
- На первом этапе создаются цифровые каналы взаимодействия между разными отделами и службами компании.
- На втором этапе формируется система внутреннего цифрового анализа с привлечением больших данных (Big Data).
- На третьем этапе создается полноценный цифровой аудит с использованием высокотехнологичной платформы.
- На четвертом этапе формируется единая цифровая система аудита и внутреннего контроля.
- На пятом этапе создается комплексная защита всей цифровой системы компании.
На всех пяти этапах цифровизации решаются важные организационные задачи, связанные с электронным документооборотом, методическим обеспечением внутреннего контроля, информационно-коммуникационными системами.
Когда информация вводится в автоматизированную ИС, разрабатываются карты аудиторских рисков для использования в мероприятиях по надзору и контролю. При помощи аналитических сервисов оценивается компетентность персонала, назначенного для управления автоматизированной информационной системой и поддержки ее функций. Разрабатываются аналитические процедуры, в которых используется методика цифровой экономики и инструменты информационного контроля, подбираются способы обработки неструктурированных и структурированных данных, инструменты для процедуры обработки больших информационных объемов.
Заключение
Современное экономическое развитие бизнес-среды требует массового перехода от традиционных ручных систем внутреннего контроля к автоматизированным цифровым решениям. Такой переход жизненно важен и необходим, несмотря на ряд организационных и технических сложностей, связанных с внедрением цифровизации. Многие крупные компании, работающие в разных коммерческих сферах, успешно применяют цифровые инновации на практике и делятся практическими достижениями на конференциях, организованных Ассоциацией «Институт внутренних аудиторов».
Внедрение цифровизации обеспечивает инновационный подход к учету и контролю, а также к общему ведению бизнес-процессов. Представители профессионального сообщества аудиторов ожидают пересмотра текущего законодательства и введения в нормативно-правовую систему актуальных регламентов в отношении цифрового аудита. Для внедрения ИТ-систем в процессы внутреннего контроля необходима организация подготовки специалистов и разработка эффективного программного обеспечения.
Цифровая трансформация в сфере внутреннего контроля обеспечивает высокий уровень бизнес-процессов компании, качество отчетности, проведение комплексных оценочных мероприятий, подготовку отчетов и обсуждение важных наблюдений с руководством.
