Система электронного документооборота База знаний (SharePoint)

Основная задача данной системы – автоматизация бизнес-процессов, связанных с созданием, обработкой и согласованием документов организации. Также необходимо было организовать удобную систему хранения уже согласованных документов и прочих информационных материалов компании и обеспечить быстрый доступ к ним каждого сотрудника, имеющего соответствующие права.

Разработанная система состоит из следующих основных разделов:

  • Корпоративная библиотека;
  • Хранимые документы;
  • Интересные публикации.

Корпоративная библиотека – это систематизированное хранилище данных, обладающее удобной навигацией и поиском.

Хранимые документы – это рабочий раздел системы. Он автоматизирует процессы постановки документов на согласование, рассылки по E-mail ответственным лицам и фиксации результатов и истории исполнения документа.

Интересные публикации – это раздел, позволяющий анонсировать новые статьи/документы, размещенные на других ресурсах компании.

На данном рисунке приведен пример главной страницы пользователя. Блоки настраиваемые, каждый сотрудник может выбрать, какие элементы должны отображаться на его главной странице.

Корпоративная библиотека компании разбита на разделы, которые по умолчанию отображаются в свернутом виде. Такая организация хранилища позволяет сотрудникам быстро ориентироваться, просматривать документы только по нужному разделу. Пометка «Новое!» позволяет выделить новые поступления.
В данном разделе расположены документы, которые находятся в обработке. Каждый сотрудник, имеющий соответствующие права, может просмотреть сам документ, его карточку, текущий статус и внести изменения.
Раздел «Интересные публикации» организован в виде мозаики, что позволяет выводить на главные страницы сотрудников изображения и анонсы всех новых публикаций компании на всех доступных ресурсах в простом и удобном виде. На изображении показано, что по нажатию на анонс открывается страница с самой статьей на соответствующем ресурсе.
Данный рабочий процесс автоматизирует утверждение Ответственным сотрудником документов, добавленных сотрудниками, не имеющими соответствующих прав

Комментарии закрыты.