С чего начать автоматизировать бизнес?
Для каждой динамически развивающей компании однажды наступает момент, когда становится понятно, что пришло время перемен.
Сегодня необходимо постоянно работать над совершенствованием своего бизнеса, чтобы повышать его эффективность и конкурентоспособность. А когда сотрудникам приходится тратить время на выполнение рутинных операций или на поиск нужных документов, вместо того, чтобы заниматься действительно важными задачами, это становится проблематично. Решение, казалось бы, лежит на поверхности, нужна автоматизация. Но с чего начать? Как подойти к постановке задачи разработчикам, чтобы получить ту систему, которая идеально подойдет именно под Ваш бизнес? Ответы на эти вопросы мы постараемся раскрыть.
Первым делом необходимо внимательно изучить основной бизнес процесс организации. Если у вас нет регламентированного процесса, просто зафиксируйте на бумаге или в любимом графическом редакторе основные функции, которые выполняют ваши сотрудники каждый день. Только четко выделив основные функциональные блоки, можно будет выявить те участки, которые больше всех нуждаются в автоматизации. Рассматривая каждый функциональный блок, необходимо выделить тот, который состоит из типовых, повторяющихся операций, или тот блок, в котором сотрудники тратят много времени не на решение конкретной задачи, а на выполнение подготовительных операций (поиск, согласование или утверждение нужных документов, заполнение типовых форм, ручной перенос данных из одного источника в другой, сложности в организации работы над одной задачей нескольких служб и проч.).
Следующим шагом необходимо сформулировать цель, которая должна быть достигнута за счет автоматизации. Цель обязательно должна быть измеримой. Это важно, как для заказчиков, так и для разработчика. Во-первых, только измеримая цель поможет нам четко понимать критерии завершения проекта. Во-вторых, в процессе реализации будет возникать много «хотелок». Все они будут на первый взгляд казаться очень важными и нужными, и только проверяя каждую из них на соответствие поставленной цели, мы сможем не сбиться с пути и получить именно тот продукт, который необходим. Под проверкой на соответствие поставленной цели подразумевается, что при включении новой функции в перечень реализуемых задач, необходимо задавать вопрос «Как данный функционал поможет достичь поставленной цели?». Если ответа нет, значит эта функция не должна реализовываться в рамках данного проекта, иначе вместо продукта, который поможет решить текущие проблемы, на выходе получится функциональный продукт, но не тот, что действительно нужен был.
Сформулировать цель – задача непростая. Но если вы действительно нуждаетесь в автоматизации, вполне выполнимая.
Теперь, когда мы знаем какой функционал нужно автоматизировать и какой цели мы хотим достичь в итоге, можно переходить к выбору типа системы.
Определение Автоматизированной информационной системы по ГОСТу: система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации. В идеале для организации должна функционировать единая корпоративная информационная система, но зачастую создать такую всеобъемлющую систему очень трудно, поэтому обычно реализовывается несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансовая деятельность и др.
Можно выделить следующие основные решения:
- BPM – система управления бизнес-процессами
Такие системы предназначены для автоматизированной поддержки полного цикла управления компанией. Это означает, что система BPM подойдет наилучшим образом, если вы хотите получить инструмент обеспечивающий исполнение всех четырех основных этапов управления эффективностью бизнеса: разработка стратегии (выделение целевых показателей бизнеса и планирование количественных значений их метрик – KPI), планирование (разработка планов по достижению стратегических целей на основе рассчитанных на первом этапе KPI), мониторинг и контроль исполнения, анализ (корректировка стратегических планов на основе инструментов моделирования различных сценариев).
- CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами
Предположим, что Вы решили увеличить уровень продаж в компании за счет улучшения взаимоотношений с клиентами. Повысить качество обслуживания клиентов можно в том числе за счет хранения информации и истории взаимоотношений с ними. Сбор и хранение информации позволит анализировать потребителей, поставщиков, регулировать тарифную политику и инструменты маркетинга. Для автоматизации данных операций и достижения поставленной цели отлично подойдет crm-система.
- ECM – система управления корпоративным контентом
Системы типа ECM позволят автоматизировать работу со всеми типами корпоративного контента – документами, сообщениями электронной почты, графическими изображениями, фотографиями, web-страницами, оцифрованными материалами. Также системы данного типа обладают средствами потоковой загрузки контента, управления web-сайтами, правами доступа. Если вам необходим единый инструмент управления всем контентом организации с возможностью гибкого разграничения прав доступа к нему для каждого сотрудника, ECM-система то, что нужно.
- WMS – система управления складом
Назначение данной системы – анализ и выбор оптимального варианта реализации складского процесса. WMS-система позволит автоматизировать управление всеми складскими процессами от приемки и отгрузки товаров до разработки стратегии их размещения и инвентаризации. Такая система подойдет вам, если для вас важно отслеживать результаты работы склада в режиме реального времени, анализировать движение товаропотока, если вы используете адресное хранение на складке и хотите оптимизировать складские процессы при помощи алгоритмов подбора, размещения и контроля качества.
- Программа для диспетчерской службы
Основная функция таких программ – обеспечение слаженной совместной работы всех подразделений диспетчерской службы. Если Вы хотите повысить качество обслуживания клиентов и увеличить время обработки заказов, то нужна программа данного типа.
- Программа для курьерской службы
Программы для курьерской службы аналогичны программам для диспетчерской службы. Они также помогают собирать, хранить и анализировать информацию о клиентах и курьерах, а также автоматизируют процесс получения и обработки заявок, что в целом позволяет повысить качество и скорость обслуживания.
- Корпоративный портал
Если ваши сотрудники ежедневно сталкиваются с проблемами при совместной работе с документами, если вам необходимо централизованное хранилище информации с возможностью быстрого доступа к нему любого сотрудника, имеющего на это соответствующие права, то в таком случае отличным решением будет корпоративный портал на SharePoint. Портал не только позволит автоматизировать работу с документами и обеспечит удобное хранилище, но и позволит размещать ссылки на последние добавленные документы и прочие полезные материалы в качестве виджетов на главных рабочих столах сотрудников.
Теперь, когда вы точно можете ответить на вопросы «Что нужно автоматизировать? Какой цели это позволит достичь? Какая система для это потребуется?», можно переходить к первичной постановке задачи для разработчиков, а именно к составлению RFP (request for proposal) – запроса на предложение.
Советы по составлению RFP мы рассмотрим в наших следующих публикациях.
