Автоматизация бизнеса

Автоматизация бизнеса — это процесс внедрения и эксплуатации совокупности работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью ускорения протекания бизнес-процессов.

Бизнес-процесс в свою очередь — это взаимосвязанные мероприятия или работы, направленные на создание продукта или услуги для потребителей.

Грамотная автоматизация улучшает положение дел в любой компании. Обратитесь к нам за автоматизацией Вашего бизнеса.

В любом бизнесе сейчас обрабатывается много данных. Но организации хранения, а главное анализа и принятия решений с учетом полученной информации, уделяют внимание далеко не все. Собирать данные вручную, например, в Excel — неудобно и рискованно, поскольку такую информацию легко потерять или повредить, а ориентироваться в таком хранилище со временем будет становиться все сложнее. Автоматизация помогает собирать данные в базах данных автоматически. Это несравнимо безопаснее: права доступа, резервное копирование, аппаратная защита позволяют всей собранной информации храниться максимально надёжно. Также такие данные готовы к построению любых отчетов и статистических срезов, которые позволят перед принятием решения провести анализ и убедиться в правильности выбранной позиции.

Можно выделить следующие цели автоматизации, которые актуальны для большинства организаций:

• Экономия: вложившись в программное обеспечение, компании используют его либо для увеличения производительности труда, либо для сокращения затрат. Чтобы автоматизация оказалась убыточной, нужно просто забросить купленную программу и забыть о потраченных деньгах. В преобладающем большинстве случаев автоматизация однозначно позволяет достичь экономии.
• Оптимизация бизнес-процессов: сокращение времени на каждую операцию, определение чётких этапов, ответственных и сроков делает процесс эффективным, прозрачным и отлаженным. Чёткое распределение задач между сотрудниками минимизирует человеческий фактор и сокращает связанные с ним риски.

Как мы работаем

С каждым обратившимся к нам со своей задачей Заказчиком мы работаем индивидуально. Каждый бизнес уникален, поэтому универсального решения быть не может.

Начинаем работу мы с интервью, на котором стараемся максимально детально понять, как на данный момент работают сотрудники Заказчика, с какими трудностями и проблемами сталкиваются и как за счет автоматизации Заказчик предполагает эти проблемы решить. Какие основные и второстепенные цели он ставит перед нами. Этот этап называется предпроектным обследованием.

Да, в компаниях есть масса активностей, не попадающих под определение бизнес-процесса, сами процессы могут быть не оптимизированы или отсутствовать вовсе. Это совсем не значит, что автоматизация невозможна.

Наши эксперты по результатам проведенных интервью помогут выделить и описать бизнес-процессы. Далее совместно с Заказчиком мы стараемся найти возможность упростить их и оптимизировать, тем самым подготовив к автоматизации.

В этом и заключается первый шаг – выделить и описать процессы, которые предстоит автоматизировать.

Предлагаем оставить заявку на бесплатный анализ бизнес-процессов вашей компании. Это работа наших экспертов, связанная с анализом вашего бизнеса с последующей выработкой рекомендаций.

Оставьте заявку, мы с вами свяжемся, назначим время и обсудим бизнес-процессы вашей компании или проблемы с бизнес-процессами. Общение с экспертом не накладывает на вас никаких обязательств.

Далее мы переходим к проектированию будущего решения. На этом этапе требуется максимальное участие Заказчика. Важно привлечь к обсуждению задач сотрудников, которые на данный момент работают с автоматизируемым процессом, а также сотрудников, которые заинтересованы в результате. Цель проектирования – понять и описать пользовательские и функциональные требования. Убедиться, что все полученные требования соответствуют общей цели автоматизации.

После утверждения требований к решению мы изучаем рынок, чтобы убедиться, что готовых решений, подходящих под поставленную нам задачу, нет. Внедрение готового решения в большинстве случаев выходит дешевле разработки с нуля. Ну а если мы быстро и с экономией бюджета поможем решить поставленную задачу, велика вероятность, что когда появится новая задача, такой Заказчик снова обратится к нам.

Если готового решения нет, и предстоит разработка нового программного продукта с нуля, мы предлагаем начать с проверки теории на функциональном прототипе.

Функциональный прототип – это интерактивная модель программного продукта, которая позволяет показать его будущую структуру, размещение основных элементов интерфейса, взаимосвязь страниц.

Разработка прототипа, как правило, редко занимает больше недели. Заказчик практически в самом начале проекта уже сможет получить представление, как будет выглядеть результат.

После утверждения прототипа мы приступаем к подготовке документации. Набор документов, детализация описания и формат обсуждается с каждым Заказчиком индивидуально и зависит от масштаба проекта. У нас есть как опыт работы с крупными проектами для компаний с гос. участием, а значит разработка полного пакета документов по ГОСТу, так и с небольшими организациями, для которых важно было закрепить основные требования и веб-формы в удобном для восприятия формате.

Далее начинается процесс разработки, тестирования, внедрения. Для крупных проектов разработка может быть разделена на очереди (итерации). Цель – как можно быстрее дать реальным пользователям работающий продукт с минимально необходимым набором функционала, чтобы начать приносить пользу. В течении следующих итераций продукт будет дорабатываться, обрастая всеми остальными запланированными функциями.

В процесс внедрения в обязательном порядке входит разработка сопроводительной документации на полученный продукт и обучение будущих пользователей.

В минимальный набор сопроводительной документации входят:

• Руководство пользователя (кроме базовой инструкции в формате MS Word мы можем записать обучающие видео или подготовить краткие руководства в формате MS PowerPoint на основные функции);
• Руководство прикладного администратора (документ для сотрудника, который будет отвечать за управление учетными записями пользователей, управление правами пользователей и настройку базовых справочников, если такие будут предусмотрены в системе);
• Руководство системного администратора (документ с технической информацией, содержащий аппаратные и программные требования к серверам и пользовательским рабочим местам, рекомендации по настройке резервного копирования и мониторинга и проч.).

После запуска продукта мы оказываем гарантийную поддержку в течении 1 года на реализованный функционал. Если в процессе работы произойдет сбой или будет выявлена ошибка, мы оперативно восстановим работоспособность продукта.

Дополнительно можно подключить техническую поддержку пользователей. В нее входит следующий перечень услуг:

• консультационная поддержка пользователей;
• обучение новых пользователей;
• выполнение процедур штатного обслуживания и мониторинга состояния системы;
• выполнение доработок без изменения основной функциональности;
• актуализация документации.

Каких результатов можно достичь при помощи автоматизации?

• Повысить эффективность выполнения процессов и как следствие прибыль. Автоматизация рутинных задач, сокращение времени на каждую операцию, определение ответственных и сроков делает процесс прозрачным и отлаженным, а значит выполнение идет быстрее.
• Улучшить качественные показатели за счет переключения сотрудников на выполнение новых обязанностей, исследовательских задач или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний.
• Обеспечить принятие управленческих решений на основе актуальной и точной информации о показателях деятельности компании.
• Обеспечить безопасность и надежность хранения данных, обрабатываемых в компании.

Какой нужен бюджет?

Стоимость конкретного продукта будет складываться от задач, которые предстоит решить. Подойдёт ли коробочное решение под вашу ситуацию или нет. Если система будет разрабатываться индивидуально под вас, то стоимость конечного продукта для автоматизации будет выше, чем шаблонный вариант.

В целом стоимость автоматизации состоит из:

• Стоимости коробочного решения/Стоимости разработки ПО;
• Затраты на обучение персонала, настройку системы и проверку работоспособности;
• Стоимости дальнейшей технической поддержки.

История успеха

Центр Охраны Труда в Москве компании ООО «НСС Консалт».

Это компания, которая занимается оказанием услуг по охране труда на предприятиях и в офисе, с задачей создать единое рабочее пространство для своих сотрудников и клиентов.

Подробнее о реализованном продукте можно прочитать в Портфолио.

Полученное решение строилось под конкретного заказчика, но проблемы, которые удалось решить при помощи автоматизации бизнеса в этом случае, скорее всего многим покажутся знакомыми:

• трата времени на поиск нужного документа в многочисленных папках на рабочем компьютере;
• потеря документов при пересылке по электронной почте;
• просроченные документы из-за отсутствия автоматического мониторинга их сроков действия;
• срыв назначенных мероприятий.