Вы приняли решение, что компании нужен корпоративный портал. Собравшись с коллегами и устроив мозговой штурм, Вы сформулировали цель и подготовили описание функционала. Осталось дело за малым — выбрать инструмент для воплощения проекта в жизнь. В данной статье мы решили рассмотреть особенности порталов на SharePoint и постараться ответить на вопрос, когда именно SharePoint будет наилучшим выбором.
Первым делом хочется отметить, что переходить к подбору решения или разработчика нужно обязательно имея в голове или на бумаге четкое понимание целей проекта. Сейчас рынок переполнен готовыми решениями. Существуют множество порталов и на базе коммерческих платформ (WSS Portal, IBM WebSphere Portal и проч.) и открытых решений. Но, несмотря на все это изобилие, нет еще таких «коробок», которые бы одинаково подходили всем компаниям. Чтобы не запутаться в выгодах и преимуществах, активно распространяемых маркетинговыми кампаниями брендов-владельцев, необходимо четко понимать, какой функционал нужен именно Вам. Только так можно здраво оценить все предложения на предмет того, смогут ли они помочь Вам в достижении поставленных целей, и сделать единственный правильный выбор.
Нам на рассмотрение довольно часто приходят проекты по разработке корпоративного портала, и практически у всех у них можно выделить общие функциональные блоки:
- Главная страница (Картина дня, Сегодня и проч.) – страница, на которую выводится вся необходимая информация для представления текущего состояния дел по компании;
- Новости – публикации в блоге корпоративного сайта, новости, связанные с предметной областью компании и прочие материалы, которые могут быть полезны или интересны сотрудникам компании;
- Наша компания — может включать в себя любую информацию, раскрывающую историю, структуру, жизнь компании;
- База знаний — блок электронного документооборота;
- Сервисы — автоматизированные заявки, например, на заказ бумаги для принтера или заявление на отпуск/отгул;
- Проекты – часто просто информационная страница, содержащая краткое описание со ссылками на отдельные страницы, посвящённые текущим проектам компании, но может быть и полноценным блоком, содержащим функционал по ведению проектов;
- Медиа — фото, видео, опросы, форум;
- Профиль сотрудника – личный кабинет сотрудника;
- Расширенный поиск – обязательно должен присутствовать на портале, так как одной из основных его функций является получение быстрого доступа к любо необходимой информации, присутствующей в системе.
Эти блоки не являются необходимыми или достаточными для создания портала, но они позволяют создать общее понимание того, каким функционалом обладает среднестатистический портал, тем, кто с данной областью не знаком.
Чем особенно хорош SharePoint для создания портала, так это удобством совместной работы с документами. Доступность документов через браузер для одновременного просмотра и редактирования несколькими сотрудниками в совокупности с рабочими процессами, системами оповещений, утверждений и версионности делают портал на SharePoint буквально созданным для хранения документов, с которыми ведется работа.
Часто основной проблемой, которую заказчики хотят решить с помощью портала, является доступность необходимой для работы информации. Решение этой проблемы – создание базы знаний и хороший поиск. В SharePoint поддерживается фонетический поиск, в котором доступна возможность посмотреть дополнительные сведения об элементе в списке результатов при наведении на него курсора мыши. При необходимости внесения ограничений в поисковую выдачу, например, по отделам, можно воспользоваться функционалом по разделению прав доступа, доступным в SharePoint.
Неоспоримым плюсом является также встроенная в SharePoint Server 2013 возможность согласованного представления информации на настольном ПК, мобильном устройстве или планшете.
Все эти функции позволяют создать портал для решения задач обеспечения централизованного хранения и оперативного поиска контента, что в конечном итоге повысит информированность сотрудников и эффективность их работы. Но помимо этого, частой задачей, стоящей перед корпоративным порталом, является организация эффективной системы коммуникаций. Для крупных компаний важно обеспечить дополнительные возможности для личного и коллективного взаимодействия сотрудников друг с другом и с руководством для повышения сплоченности и командного духа. Особенно это важно для территориально распределенных компаний.
Встроенные в SharePoint форум, опросы, настраиваемые при помощи рабочих процессов заявки, помогают решить поставленную задачу, а доступные в новой редакции SharePoint Online широкие возможности работы с мультимедийным контентом позволяют выкладывать фото и видео с различных мероприятий, проводимых компанией, в общий доступ, чтобы каждый сотрудник мог почувствовать себя вовлеченным в общественную жизнь.
И в тоже время, несмотря на все плюсы и большое количество полезного функционала, SharePoint является одним из самых сложных продуктов от Microsoft. Любые изменения или внедрения в заложенный функционал влекут за собой недели кропотливого программирования на C#, JavaScript или ASPX.
Выбирая SharePoint нужно быть готовым к тому, что портал не будет готов за две недели. Что потребуется время и бюджет на то, чтобы «подогнать» его под специфику вашего бизнеса.
Также компаниям, обладающим ограниченны бюджетом, стоит иметь в виду, что на портал на SharePoint не действуют стандартные средства масштабирования, и что при необходимости наращивания мощностей, потребуется закупка дополнительного «железа» и необходимых лицензий.
Подводя итог всему сказанному, корпоративный портал на SharePoint выгодно разрабатывать тогда, когда необходимо решение для централизованного и систематизированного хранения контента, быстрого поиска и системы коммуникаций сотрудников. Такое решение за определенное время будет «подогнано» под контекст вашего бизнеса. Если же вы задумали разработку чего-то особенного, содержащего в изобилии уникальный функционал, то лучше воспользоваться услугами по разработке с нуля, например, на ASP.NET.
