Внедрение и сопровождение информационных систем

Деятельность бизнеса, вне зависимости от его масштабов, включает в себя множество различных процессов. Это затрудняет контроль работы и отслеживание эффективности предприятия. Со временем к руководителю приходит понимание, что внедрение и сопровождение информационных систем в рамках компании — практически необходимость. И чем раньше бизнес использует эту возможность, тем быстрее откроет для себя новые точки роста.

Зачем внедрять информационную систему

Грамотно настроенная информационная система на предприятии обеспечивает:

• прозрачность всех бизнес-процессов компании;
• простоту контроля работы сотрудников;
• отслеживание эффективности отделов;
• моментальное формирование различных отчетов;
• сокращение затрат, благодаря автоматизации части работы;
• освобождение сотрудников от рутинных задач;
• понятный и простой документооборот;
• оперативное получение достоверной информации руководителями отделов и менеджерами.

Информационная система становится незаменимой для работы компании структурой. С ее помощью руководители получают максимально точные и достоверные сведения, что позволяет принимать правильные решения и вовремя корректировать деятельность предприятия.

Кроме того ИС выявляет неэффективности текущих бизнес-процессов, причем зачастую еще на этапе внедрения. Это позволяет оптимизировать работу, освободив человеческие ресурсы и направив их в более выгодное для компании русло.

В конечном итоге информационная система повышает общую эффективность бизнеса.

Кому доверить внедрение

Когда руководство решило, что предприятию требуется внедрение и сопровождение информационных систем, встает вопрос о выборе подрядчика для решения этой задачи. Можно выделить 4 подхода к выполнению данной работы, каждый со своими преимуществами и недостатками:

1. Привлечение крупной организации, специализирующейся на внедрении ИС

Это подрядчики, известные на уровне страны, от Москвы до небольших регионов, для которых автоматизация компаний  — основное направление деятельности. У таких организаций большой опыт и высококвалифицированные сотрудники. Однако цена работы будет выше, чем в других вариантах. Кроме того важно ознакомиться с отзывами о выбранной компании — есть вероятность, что под громким именем предоставляются далеко не самые качественные услуги.

2. Привлечение небольшой региональной компании

В любом крупном городе есть IT-организации, предлагающие внедрение и поддержку информационных систем для бизнеса. Часто для них это не единственное направление работы. Но есть и узкоспециализированные команды, сконцентрированные на настройке и сопровождении ИС для сторонних бизнесов.

Такие небольшие компании уделяют больше внимания своим клиентам. А если у вас крупное предприятие, то вы почти наверняка станете их главным приоритетом. К недостаткам варианта стоит отнести возможную слабую организованность рабочих процессов подрядчика. Поэтому важно заранее убедиться в том, что в компании трудятся ответственные сотрудники и понимающий свою роль руководитель.

3. Внедрение силами штатных сотрудников IT-отдела предприятия

Вариант очень привлекателен тем, что связан с почти нулевыми дополнительными затратами. Ведь все задачи будут выполнять сотрудники, уже получающие ежемесячную фиксированную зарплату. Кроме того реализация проекта оказывается под полным контролем руководителя. Но это может оказаться и недостатком подхода.

Собственные сотрудники компании находятся в зависимом от начальства положении. Поэтому могут быть не способны отстоять свое видение и оптимальные, по их мнению, методы работы. Если руководитель скажет: «внедряем эту систему и подключаем вот эти модули», его сотрудники так и сделают. А потом может оказаться, что проделанная работа не дала ожидаемого результата, и вместо повышения эффективности предприятия лишь усложнила его деятельность.

Также сложность может быть вызвана отсутствием в компании кадров, действительно понимающих, как происходит внедрение и сопровождение информационных систем. Штатные сотрудники из IT-отдела далеко не всегда разбираются в данной сфере, поскольку в процессе их обучения приоритеты могли отдаваться другим специализациям.

4. Приглашение частного эксперта

Данный вариант является промежуточным между привлечением компании-подрядчика и организацией информационных систем силами штатных сотрудников. Обращение к конкретному специалисту обойдется недорого даже для небольшого предприятия. Но для получения хорошего результата важно учесть следующие факторы:

• Сотрудники компании должны быть готовы к сотрудничеству с привлеченным экспертом: оказывать ему помощь по любым вопросам, консультировать по собственным рабочим процессам и давать обратную связь.
• Успех будет зависеть от одного конкретного человека, который несет лишь формальную ответственность. Для некоторых компаний такое положение дел может показаться недопустимым.
• Внедрение ИС силами одного эксперта почти всегда займет значительно больше времени, чем если выбрать в качестве подрядчика организацию с большим штатом сотрудников.

Важно понимать: качество и корректность внедренной системы будут много лет влиять на эффективность деятельности всего предприятия. Поэтому стоит доверить ее настройку как можно более опытным специалистам. Причем обращая внимание не только на количество ИС, которые выбранный подрядчик уже внедрил, но и на реальную эффективность его работы. Ее можно оценить по отзывам.

А если решитесь на внедрение посредством собственного IT-отдела, обязательно убедитесь в наличии у сотрудников необходимых квалификаций. При необходимости, можно направить их на специальные курсы, на которых специалисты освоят новую специализацию.

Этапы внедрения информационной системы

На любом предприятии внедрение и сопровождение информационных систем будет состоять из одних и тех же основных этапов. Их последовательное прохождение позволяет не просто оптимизировать работу компании и повысить ее эффективность, но еще и выявить проблемы в ее деятельности, которые ранее были незаметны из-за отсутствия полноценного контроля всех бизнес-процессов.

Внедрение делится на 10 этапов:

1. Определение целей внедрения ИС.
2. Аудит бизнес-процессов организации.
3. Подготовка ТЗ и плана работ.
4. Подготовка кадров.
5. Настройка информационной системы.
6. Тестирование информационной системы.
7. Тестирование ИС в реальной работе.
8. Ввод ИС в эксплуатацию.
9. Завершение проекта.
10. Сопровождение ИС.

Каждый этап требует грамотного подхода и минимизации возможных ошибок. В противном случае работа по внедрению будет заторможена из-за необходимости возврата к предыдущим шагам. Рассмотрим каждый из обозначенных этапов подробнее.

Определение целей внедрения ИС

Первоочередный этап, значимость которого часто недооценивают высшие управленцы предприятия. Четко сформулированные цели внедрения информационной системы зададут вектор всей дальнейшей деятельности. Необходимо обозначить, какие конкретно задачи будет решать ИС — их перечень индивидуален для каждого бизнеса, поэтому использовать универсальный список недостаточно.

Аудит бизнес-процессов организации

Специалисты по внедрению ИС изучают деятельность предприятия. Для этого они проводят интервью с руководителями отделов, менеджерами, обычными сотрудниками. Важно не упустить ни одного рабочего процесса компании, чтобы он не оказался вынесенным за рамки информационной системы.

По результатам аудита:

• уточняются цели внедрения;
• оценивается объем работ;
• определяются сроки и стоимость проекта.

Уже на этом этапе могут обнаружиться проблемы и неэффективности в работе компании, которые ранее оставались незаметны из-за непрозрачности части бизнес-процессов.

Подготовка ТЗ и плана работ

На основе данных аудита формируется техническое задание, согласно которому специалисты по внедрению будут проводить работы. В составляемых документах максимально подробно описываются все бизнес-процессы, которые выбраны для перенесения в информационную систему. К каждому из них добавляются примечания, раскрывающие суть процесса — алгоритмы и структура работы, задействованные в ней сотрудники и так далее.

Подготовка кадров

Проводятся консультации для всех сотрудников предприятия, работу которых затронет процесс внедрения ИС. В результате они должны понимать, какая информация и какие действия от них потребуются, чтобы способствовать организации и настройке системы.

В то же время IT-отдел компании и администраторы получают инструкции по базовому освоению ИС и начинают их изучать. В дальнейшем это потребуется для контроля работы выбранного подрядчика и помощи другим сотрудникам.

Настройка информационной системы

Специалисты по внедрению ИС настраивают системообразующую программу, учитывая все особенности и процессы предприятия, отраженные в техническом задании и плане работ. Основные действия на данном этапе:

• Внесение в систему начальных данных, необходимых для проведения через нее основных бизнес-процессов.
• Настройка алгоритмов, по которым будут вестись расчеты различных показателей.
• Настройка принципов формирования отчетов, которые в дальнейшем руководители и менеджеры смогут моментально получать из системы.
• Разграничение прав сотрудников, чтобы каждый из них получал доступ только к тем функциям, которые необходимы для его работы, что повышает общую безопасность ИС.

В результате настройки система оказывается предварительно готовой к использованию — в ней уже будут все необходимые для работы компании данные и алгоритмы. Данный этап часто оказывается самым длительным, особенно если предприятие большое, с сотнями сотрудников и десятком отделов.

Тестирование информационной системы

Первый этап тестирования — прогон через ИС тестовых процессов, копирующих реальные процессы предприятия. Это необходимо для выявления ошибок в построении алгоритмов, обнаружении проблем в формировании отчетов. При необходимости выполняется донастройка информационной системы. 

Тестирование ИС в реальной работе

Психологически сложный для сотрудников компании этап. Одновременно требуется выполнять работу и привычным образом, и дополнительно дублировать ее в информационной системе. Это повышает нагрузку на сотрудников. Поэтому так важно обеспечить понимание, что после завершения тестирования и освоения ИС, организационные процессы, наоборот, станут проще. Тогда у сотрудников будет больше мотивации для поддержания этапа.

Если тестирование прошло успешно и без обнаружения дополнительных проблем, данные в информационной системе совпадут с реальными, отражающими деятельность предприятия.

Ввод ИС в эксплуатацию

После успешного тестирования информационная система вводится в полноценную эксплуатацию. Сотрудники перестают использовать старые методы работы, полностью переключаясь на новые.

На этапе ввода в эксплуатацию очень важна качественная и оперативная техническая поддержка пользователей. У сотрудников регулярно будут возникать мелкие затруднения. Ответственные лица должны помогать быстро решать такие проблемы, чтобы полноценное освоение ИС не замедлило работу предприятия.

Завершение проекта

Когда информационная система введена в эксплуатацию, остается составить должностные инструкции для ответственных лиц и разграничить обязанности руководителей, отделов, сотрудников.

С этого момента внедрение информационной системы можно считать завершенным.

Сопровождение ИС

Сопровождение информационной системы — этап, к которому выполняется переход уже после полного ее внедрения. В него входят:

• оперативное устранение возникающих проблем;
• обеспечение защиты корпоративной информации;
• добавление новых функций после изменения бизнес-процессов предприятия.

Сопровождением обычно занимается либо тот же подрядчик, который был нанят для внедрения ИС, либо штатные сотрудники предприятия.

Важные правила

Чтобы внедрение и сопровождение информационных систем оправдали ожидания и повысили эффективность предприятия, важно придерживаться ряда правил:

• У руководства и сотрудников компании должно быть понимание необходимости использования современных технологий. Все причастные лица должны быть готовы к внедрению новой системы. Важно заранее исключить возможные конфликты и разногласия, связанные с нежеланием использования ИС или непониманием ценности ее применения.
• Ответственные лица, контролирующие работу привлеченных подрядчиков, должны сами изучить основы построения информационной системы. Без понимания базовых принципов они не смогут должным образом скорректировать процесс настройки, когда это потребуется. Выбранный подрядчик не сможет полностью изучить работу бизнеса, поэтому контроль очень важен, чтобы впоследствии не пришлось переделывать часть ИС.
• Системообразующая программа, которая будет использоваться для организации работы компании, должна выбираться с учетом особенностей конкретного бизнеса. Если выбор осуществляет подрядчик — важно убедиться, что предлагаемый им вариант оптимален для предприятия. Например, запросив аргументацию в пользу использования конкретной программы.

Кроме того сама организация проектов по внедрению информационных систем требует последовательности и подробного планирования. Работа должна быть разбита на конкретные и логичные этапы.

Заключение

Внедрение и сопровождение информационных систем должно выполняться грамотно и с учетом всех особенностей конкретной компании. Решение задачи требует привлечения квалифицированных и опытных специалистов. Однако только их работы будет недостаточно. Процесс введения ИС в эксплуатацию также потребует участия большинства сотрудников компании, особенно управляющих, менеджеров, руководителей отделов.В результате предприятие начнет работать более эффективно. Его деятельность оптимизируется, а ранее остававшиеся незамеченными проблемы будут оперативно обнаруживаться и устраняются. Все это ускорит рост компании, поможет сократить расходы и увеличит прибыль.